Kedves Ambassadoros Barátaink!
A NAC Magyarország szevezete egy teljesen civil szervezet, ahol a klubélet finanszírozása teljes mértékben a saját (a tagok) zsebéből történik: önkéntes döntésünk alapján az éves tagdíj összegét a klub tagjai befizetik a közös kasszába, amely’ kasszát pénzügyileg, az elnökség/tagság döntésének megfelelően a Kincstárnok kezeli, és számol el vele folyamatosan.
Természetesen, ez nem azt jelenti, hogy „adj egy kis lóvét, írd fel valahová, hogy elköltöttük”, hanem igenis fegyelmezett, szigorú elszámolással tartozunk mindenki felé.
Az elszámolási szabályok közé tartozik az is, hogy bármelyik tagtársunknak, bármikor be tudjuk mutatni, bizonylatolni, hogy mire költötte a szervezet az egyének pénzét.
A Nemzeti Ambassador Club Magyarország „csak” tagjainak tartozik elszámolással, adózott pénzből kapott tagdíjakkal gazdálkodik, számlát (jogszerűen) nem bocsájthat ki, hiszen nincs adószáma, nincs nyilvántartásba véve, valójában egy igazi – a szó nemes értelmében vett – konzervatív klub.
Sokat törtük a fejünket azon, hogy miként oldható meg a költségelszámolás úgy, hogy ne okozzon felesleges papírmunkát senkinek, de mégis megteremtődjék annak lehetősége, hogy korrektül, időt állóan elszámolhassunk a tagjaink felé, mégiscsak legyen bizonylat:
– abban az esetben, amikor egy „külső” szervezet papír alapon számlát állít ki, akkor nincs különösebb probléma
NAC Magyarország
7625 Pécs, Aradi vértanúk útja 2. (könyvelés)
címre kell kérni a számlát, és az így kerül a bizonylataink közé,
– abban az esetben, amikor nincs számlaadó (mert nem is lehet nagyon), akkor van jelentősége annak, amit kitaláltunk – az online költségelszámolás rendszerének.
Tevékenységünkhöz kapcsolódó költségek közül, amikor nincs számla, de kell egy elszámolási bizonylat, a leggyakoribb a kül-, és belföldi eseményekhez kapcsolódó költségelszámolás, amely a gazdálkodó és egyéb szervezeteknél a Belföldi kiküldetési rendelvény és a Külföldi kiküldetési rendelvény testesít meg.
Mi, a kereskedelmi forgalomban kapható, az adójogszabályok mentén összeállított, saját elszámolási igényeinkhez és lehetőségeinkhez kapcsolódó online elszámolási rendszert alkottunk, amely kellően egyszerű ahhoz, hogy ne érezze senki sem tehernek a kitöltését, ugyanakkor minden adatot tartalmaz ahhoz, hogy az elszámolásokkor minden tagunknak be tudjuk mutatni, mire költöttük a pénzüket.
Nincs más teendője az érintett tagjainknak, mint rákattintani a kiválasztott költségelszámolást jelző feliratra, a megjelenő általános és rövid tudnivalók elolvasását követően megkezdeni az online nyomtatvány kitöltését, amelynek a végén a Küldés feliratra kattintva a rendszer gondoskodik a költségelszámolás továbbításáról, miközben egy példányt (másolatot) a költség elszámolójának is megküld.
A könyvelés gondoskodik róla, hogy az elszámolást az „engedélyező” aláírásával hitelesítse, a dokumentum a könyvelésbe kerüljön, és a költségelszámoló bankszámlájára a pénz megérkezzen.
Azért, hogy illetéktelenek ne küldözgessenek számunkra puszta szórakozásból online elszámolási igényeket, az egyes oldalakhoz jelszóval lehet kapcsolódni, a jelszavakat – az események ismeretében, az előzetes egyeztetéssel érintetteknek – személyre szóló email üzenetben küldjük meg.
| Belföldi kiküldetés költségelszámolás | Külföldi kiküldetés költségelszámolás |